שעון נוכחות: החתמת כניסה ויציאה מהטלפון

דיווח נוכחות

העובדים מדווחים כניסה ויציאה ממסך השעון בטלפון שלהם. לעסק שמעדיף החתמה במקום אחד יש חבילת תוספת של עמדת החתמה משותפת, שבה כל עובד מזדהה בקוד אישי — כך שמכשיר אחד בכניסה משרת את כל המשמרת.

ההחתמה נקשרת למשמרת שבסידור ולסניף שבו היא נעשתה, ואפשר לרשום גם את זמן ההפסקה. כך שהשעות אינן רשימה מנותקת של זמנים אלא נתון שיודעים למה הוא שייך.

מיקום, כשצריך

עם חבילת שעון נוכחות + גדר וירטואלית, בהחתמה נרשמים המיקום והמרחק מהסניף. הגדרות הסניף הן שקובעות אם בדיקת מיקום נדרשת בכלל — עסק שכל עובדיו מגיעים לאותה כתובת ועסק ששולח אנשים לשטח אינם צריכים את אותו כלל, וההגדרה היא פר סניף.

מה שנראה חריג מסומן

החתמה חסרה, יציאה שלא נרשמה או דיווח שלא מתיישב עם המשמרת מסומנים לבדיקה, והמנהל מאשר או מתקן. לכל תיקון אפשר לצרף הערה, כך שהשינוי נשאר עם ההסבר שלו ולא הופך לנתון שמישהו שינה ואין לדעת למה.

סגירת חודש

עם חבילת ציות ונעילת שכר, אחרי שהחודש נבדק אפשר לנעול אותו. מרגע הנעילה הנתונים אינם משתנים עוד, ונשמר מי נעל ומתי — כדי שדוח שכבר הועבר להנהלת חשבונות לא יזוז מתחת לידיים אחרי שהסתמכו עליו.

דוח שעות

הדוחות מרכזים את מה שנרשם בפועל, לפי עובד, מחלקה וחודש. הם נועדו לשמש בסיס להמשך טיפול בשכר — יש לבדוק את הנתונים ואת הגדרות החישוב לפני ההעברה, וזהו רישום שעות במערכת ולא תלוש שכר.

על חובת הרישום עצמה ומה החוק דורש לשמור, ראו את העמוד על רישום נוכחות ותיקון 24 לחוק הגנת השכר. לחישוב מהיר של משמרת אחת יש מחשבון שעות נוספות, ולפני שבוחרים מערכת כדאי לקרוא איך בוחרים שעון נוכחות.

מה נחשב חריגה

• איחור: כניסה יותר מעשר דקות אחרי תחילת המשמרת.
• יציאה מוקדמת: יותר מרבע שעה לפני סוף המשמרת.
• חריגה מהתכנון: יותר מחצי שעה מעבר לשעות המתוכננות.
• לא הגיע: משמרת בסידור בלי החתמה באותו יום.
• עבודה ללא תכנון: החתמה ביום שבו לעובד אין משמרת.
• לא אושר: החתמה שעדיין מחכה לאישור מנהל.

קובץ לתוכנת השכר

עם חבילת ייצוא לתוכנות שכר, מהשעות שנרשמו אפשר להפיק קובץ קליטה לתוכנת השכר: שורה לכל עובד ולכל רכיב שכר, עם מספר העובד בתוכנת השכר, קוד הרכיב והכמות. את קודי הרכיבים מעתיקים פעם אחת ממשרד השכר, כי כל משרד מגדיר טבלה משלו, וקובץ שנבנה על קודים מנוחשים נקלט בלי שגיאה ומשלם לא נכון.

לפני שהקובץ נוצר נבדק שלכל עובד עם שעות יש מספר עובד, ולכל רכיב עם כמות יש קוד, כדי שהחוסר יתגלה עכשיו ולא אחרי שהקובץ נקלט.

מה כלול ומה בתוספת

החתמה מהטלפון כלולה בכל משתמש. חלק מהיכולות בעמוד הזה הן חבילות תוספת שנקנות פעם אחת: שעון נוכחות עם גדר וירטואלית (בדיקת מיקום בהחתמה מול הסניף), עמדת החתמה משותפת, ייצוא לתוכנות שכר, ציות ונעילת שכר, ודוחות מתקדמים. מה כלול בכל אחת ומה המחיר מפורט בעמוד המחירים.