מי אחראי על המידע

את השירות מפעיל משמרותיקס (Mishmarotix). פונים אלינו בכתובת contact@mishmarotix.com או במוקד התמיכה באפליקציה.

על מה שאתם מזינים כשנרשמים, ועל פרטי החיוב של החברה, אנחנו בעלי השליטה. על המידע של העובדים בחברה (הסידור, השעות, החופשות והשכר) בעלת השליטה היא החברה המעסיקה, ואנחנו מחזיקים אותו בשבילה. עובדים שרוצים לראות או לתקן מידע שהמעסיק הזין פונים קודם אליו, ואנחנו עוזרים לו לטפל בבקשה.

המדיניות כתובה לפי חוק הגנת הפרטיות, כולל תיקון 13.

מה נשמר

חשבון: שם ואימייל, ואם הוספתם, גם טלפון ותאריך לידה. הסיסמה נשמרת רק כגיבוב (scrypt). חשבון שנפתח עם Google נשמר בלי סיסמה. נשמרים גם מועד הכניסה האחרונה, ומאיפה הגעתם כשנרשמתם: העמוד הראשון, סוג האתר המפנה ותגיות קמפיין, בלי כתובת IP.
חברה: שם החברה ומספרה, מחלקות, סניפים ותפקידים, ומי שייך לאיזו מחלקה ובאיזה תפקיד.
עבודה: משמרות, אילוצים, החלפות, בקשות חופש וסוגן (חופשה, מחלה, מילואים, לימודים ועוד), החתמות שעון, הודעות בצ׳אט ובלוח ההודעות, ומסמכים.
שכר וטיפים, אם החברה משתמשת בהם: תעריף שעתי, מספר עובד, חלוקת טיפים ודוחות יומיים.
טפסים של עובדים, כמו טופס 101: מספר תעודת זהות, פרטי חשבון בנק ושמות ילדים נשמרים מוצפנים (AES-256-GCM). עם הטופס נשמרים מועד החתימה וכתובת ה־IP של מי שחתם.
קבצים שמצרפים לבקשת חופש, כמו אישור מחלה. רואים אותם העובד והמנהלים שאחראים עליו.
קבוצת החגים של העובד (יהודיים, מוסלמיים, נוצריים או דרוזיים), אם החברה קבעה לו קבוצה כזו.
מיקום: רק אם החברה הפעילה בדיקת מיקום בשעון הנוכחות, ורק ברגע ההחתמה. נשמרים קו רוחב, קו אורך ודיוק המדידה, יחד עם ההחתמה.
פרטי חיוב של החברה: מספר עוסק, אימייל וכתובת לחשבוניות ושם איש קשר. פרטי כרטיס אשראי לא מגיעים אלינו.
פניות לתמיכה: מה שכתבתם, והשם והאימייל שלכם.
אבטחה: בכל כניסה לחשבון נשמרים פרטי הדפדפן והמכשיר (user agent) וכתובת ה־IP. יומן הפעולות של החברה מראה מי עשה מה ומתי. כניסה של צוות התמיכה שלנו לחברה נרשמת עם הסיבה.

חלק מהמידע, כמו שכר, אישור מחלה וקבוצת חגים, הוא מידע בעל רגישות מיוחדת לפי החוק. אישור מחלה ופרטי הטפסים רואים העובד והמנהלים שאחראים עליו. את התעריף האישי, מספר העובד ופרטי הבנק רואים העובד ומנהלי המחלקה שלו. התעריף לפי תפקיד, וקבוצת החגים שמופיעה ברשימת הצוות, גלויים לכל אנשי החברה.

למה המידע משמש

להפעיל את השירות: לבנות סידור, לשלוח אותו לעובדים, לרשום שעות ולהכין נתונים לשכר.
לשלוח הודעות שהשירות צריך: איפוס סיסמה, הזמנה לחברה, עדכון על סידור או על בקשה.
לחייב ולתת קבלות.
לענות לפניות תמיכה.
לשמור על החשבונות: לזהות ניחוש סיסמאות, תקלות ושימוש לרעה.
לדעת אילו עמודים וקמפיינים מביאים לקוחות: מספירה מצטברת של ביקורים, וממקור ההרשמה שנשמר עם כל חשבון ועם כל חברה.
לנהל את הקשר עם החברות הלקוחות: לעזור להן להתחיל לעבוד, לענות להן ולדעת למי לפנות, כמו שמתואר ב״רשומות ניהול הלקוחות שלנו״ למטה.

אנחנו לא מוכרים מידע, לא משתמשים בו לפרסום ולא מציגים פרסומות.

האם חובה למסור מידע

החוק לא מחייב אתכם למסור לנו מידע. בלי שם ואימייל אי אפשר לפתוח חשבון, ובלי הנתונים שהחברה מזינה אין סידור. ייתכן שלמעסיק יש חובה לפי דין לאסוף חלק מהמידע, כמו טופס 101.

מי עוד מקבל מידע

המעסיק: מנהלים מורשים בחברה רואים את המידע של העובדים שבאחריותם.
Cloudflare: כל הגלישה לאתר ולאפליקציה עוברת דרך הרשת שלה, כולל כתובת ה־IP. היא גם מעבירה אלינו מיילים שנשלחים לכתובות ב־mishmarotix.com.
Mailtrap: שולחת את המיילים של השירות, ולכן מקבלת את כתובת הנמען ואת תוכן המייל, כולל העותק המוצפן של הגיבוי הלילי שנשלח למפעיל.
Google: בכניסה עם Google אנחנו שומרים מהפרטים שהיא שולחת רק את האימייל, השם ומזהה החשבון. תיבת הדואר של מפעיל השירות נמצאת ב־Gmail של Google. מגיעים אליה העותק המוצפן של הגיבוי הלילי, שהמפתח לפתוח אותו לא נמצא אצל Google ולא על השרת, והודעות על חברות, כמו מכירה או ביטול, עם שם בעל החברה והאימייל שלו. גם מיילים שנשלחים לכתובות שלנו ב־mishmarotix.com מטופלים בתיבה הזו.
Anthropic: רק אם בעל החברה הפעיל את עוזר הסידור, ורק כשמישהו שואל אותו שאלה. נשלחים השאלה ונתוני המחלקה: שמות, תפקידים, משמרות, אילוצים, סוגי חופשה ותאריכים וכללי העבודה. לא נשלחים אימייל, טלפון, שכר, סיבת היעדרות או מספר זהות. העוזר כבוי עד שבעל החברה מפעיל אותו.
Slika ו־PayPal: התשלום נעשה בעמוד התשלום של Slika, שירות התשלומים שלנו, דרך PayPal. פרטי התשלום נשארים אצלם, ואנחנו מקבלים רק את הסכום, את מצב התשלום ואת מספר האסמכתה.
שירותי ההתראות של הדפדפנים (Google, Mozilla, Apple): אם אישרתם התראות, ההתראה עוברת דרכם מוצפנת, והם לא יכולים לקרוא אותה.
רשויות: רק כשהחוק מחייב אותנו.

הודעות SMS ו־WhatsApp לא נשלחות היום. לפני שנוסיף ספק חדש שמקבל מידע אישי, נעדכן את העמוד הזה.

מידע שיוצא מישראל

Cloudflare, Mailtrap, Google, Anthropic ו־PayPal מעבדים מידע גם מחוץ לישראל, בין השאר בארצות הברית. כל אחד מהם מקבל רק את מה שהוא צריך כדי לעשות את העבודה שלו, כמו שמפורט למעלה.

רשומות ניהול הלקוחות שלנו

צוות Mishmarotix מנהל רשומות על החברות שמשתמשות בשירות, כדי לעזור להן להתחיל לעבוד, לענות להן ולדעת למי לפנות. ברשומות: הערות שהצוות כותב והיסטוריית העריכה שלהן, משימות מעקב, תגיות, השלב שבו החברה נמצאת, ופרטי חשבון כמו גודל החברה, עיר, אתר, איך הגיעה אלינו ומי אצלנו אחראי עליה.

לכל חברה הרשומות יכולות לכלול גם את השם הרשמי שלה, מספר העסק או ח.פ., כתובת, אימייל לחיובים, אימייל להודעות, טלפון ואתר, ואת האנשים שפועלים בשמה מלבד המשתמשים שלה, כמו רואה חשבון או מקבל החלטות: השם, התפקיד מול החברה, התואר, אימייל לעבודה, טלפון, באיזה נושא הם איש הקשר הראשי והאם ביקשו שלא יפנו אליהם. מספר העסק, הכתובת, אימייל החיובים והטלפון הם אותם פרטים שהחברה שומרת באפליקציה, ושינוי שלהם כאן משנה אותם גם שם. Mishmarotix לא שולחת דבר לכתובות האלה מתוך הרשומות. אין רשומות על לידים: מי שנרשם או פנה אלינו בלי חברה שמשתמשת בשירות לא מופיע כאן.

לכל חברה מחושב ציון בריאות יומי ממספרים ומתאריכים בלבד: מתי פורסם סידור, כמה מהאנשים הפעילים נכנסו בשבועיים האחרונים, כמה משתמשים פעילים יש ביחס למספר המושבים בתוכנית, מתי הייתה הכניסה האחרונה, מצב התשלום והאם יש פניות שמחכות לנו. מוצגים גם השמות והתפקידים של בעל החברה ושל המנהלים בה, האם כל אחד מהם פעיל ומתי נכנס לאחרונה, בלי אימייל ובלי טלפון.

אין ברשומות האלה סידורי עבודה, שעות, שכר, חופשות או הודעות של עובדים. מהעובדים נלקחים רק מספרים, כמו כמה מהם נכנסו לאחרונה.

רק אנשי צוות של Mishmarotix רואים את הרשומות האלה, לא החברה עצמה. פתיחה של כרטיס חברה ושינוי ברשומות נרשמים ביומן, גם צפייה ברשימות נרשמת, וכשאיש צוות קורא את נתוני החברה זה נרשם גם ביומן שבעל החברה רואה במסך פעילות וגישה.

בכרטיס החברה כתובות אימייל ומספרי טלפון מוצגים מוסתרים, והצגה מלאה שלהם נרשמת ביומן הצוות. בעלים של הפלטפורמה יכולים להשבית חברה או להפעיל אותה מחדש ולשנות את התוכנית שלה, את מספר המושבים, את מחזור החיוב ואת התאריך שעד אליו היא בתוקף, תמיד עם סיבה. שינוי כזה לא מחייב, לא מחזיר כסף ולא פונה לספק התשלומים. כל שינוי בתוכנית, בסטטוס ובפרטי החברה נכתב בהיסטוריה של החברה, שבעל החברה רואה במסך פעילות וגישה, וביומן הצוות עם מה שהשתנה, ובשינוי תוכנית או סטטוס גם הסיבה, כשכתובות אימייל ומספרי טלפון מוסתרים. הוספה, שינוי או הסרה של איש קשר נרשמים ביומן הצוות באותו אופן.

ההערות והיסטוריית העריכה שלהן נשמרות כל עוד החברה לקוחה, ונמחקות 24 חודשים אחרי שהפסיקה להיות לקוחה או אחרי הכניסה האחרונה של מישהו ממנה, המאוחר מביניהם. משימות שהסתיימו או בוטלו נמחקות 12 חודשים אחרי שנסגרו, וציוני הבריאות היומיים אחרי 180 יום. היסטוריית השלבים ומשימות פתוחות נשמרות עד שהחברה נמחקת. כשחברה נמחקת, התגיות, פרטי החשבון וציוני הבריאות שלה נמחקים יחד איתה, וההערות, המשימות והיסטוריית השלבים נמחקים 90 יום אחרי המחיקה. יומן הפעולות של הצוות ברשומות נשמר 24 חודשים, גם על חברה שנמחקה, ובו רק מי עשה מה, באיזו רשומה ומתי, בלי תוכן ההערות. בשינוי של תוכנית, סטטוס, פרטים או איש קשר נשמר בו גם מה שהשתנה, ובשינוי תוכנית או סטטוס גם הסיבה, כשכתובות אימייל ומספרי טלפון מוסתרים.

אנשי הקשר והפרטים האלה נשמרים כל עוד החברה קיימת ונמחקים יחד איתה. אפשר להסיר איש קשר בכל עת, ולפי בקשה בכתובת contact@mishmarotix.com השם, התואר, האימייל והטלפון של אדם נמחקים מיד, ונשארת רק שורה שאומרת שאיש קשר נשכח. ביומן הצוות נשארות רק הצורות המוסתרות של האימייל והטלפון.

כמה זמן המידע נשמר

חשבון, חברה וכל מה שהוזן בהן: כל עוד החשבון או החברה קיימים. אין מחיקה אוטומטית לפי זמן.
יומן הגישה לשרת: 30 יום. נרשמים בו הזמן, הבקשה והתשובה, וכתובת IP מקוצרת (‎/24 ב־IPv4, ‎/48 ב־IPv6) שמצביעה על אזור ברשת ולא על מכשיר מסוים. לא נרשמים בו תוכן ולא עוגיות, ומהדפדפן נרשם רק סוג כללי: דפדפן, בוט או אחר.
דיווח על תקלות באפליקציה: 30 יום. כשמשהו נכשל בדפדפן שלכם (שגיאה, בקשה לשרת שלנו שנכשלה או מסך שקרס), האפליקציה מדווחת לשרת שלנו מה נכשל, באיזה מסך ואחרי איזה סוג פעולה (למשל לחיצה על כפתור). לא נשלחים בו תוכן שהקלדתם או שמוצג לכם, עוגיות או פרט שמזהה אתכם או את החברה: משגיאה נשלחים רק הסוג שלה והמקום בקוד שלנו שבו היא קרתה, ואף פעם לא נוסח ההודעה שלה.
רישומי כניסה: פרטי הדפדפן והמכשיר וכתובת ה־IP המלאה נמחקים מהרישום 30 יום אחרי הכניסה, והרישום עצמו נמחק 90 יום אחרי שתוקף הכניסה נגמר.
בקשות לאיפוס סיסמה: נמחקות 30 יום אחרי שהשתמשו בהן או שפג תוקפן.
יומן האירועים של השרת: רושם אירועים לפי מזהה משתמש, בלי כתובות אימייל, ונמחק אחרי 30 יום.
פניות לתמיכה של חברה שנמחקה: השם, האימייל ומזהה המשתמש של מי שכתב אותן נמחקים כשהחברה נמחקת, והפנייה עצמה נמחקת 90 יום אחרי העדכון האחרון בה.
גיבויים: עותק לילי נשמר 14 לילות על השרת, ומה שנמחק יוצא ממנו בתוך 14 יום. עותק מוצפן של כל לילה נשלח באימייל לתיבת הדואר של מפעיל השירות, ושם כרגע אין לו מחיקה אוטומטית.
בדפדפן שלכם: הדף הראשון שנפתח באתר ושם האתר שהפנה אליו נשמרים עד 90 יום. קוד הפניה של שותף ותחום העיסוק של העמוד שקראתם נשמרים עד 30 יום. אם נפתח חשבון מאותו דפדפן, הם נשמרים עם החשבון ועם החברה.

עוגיות ומה נשמר בדפדפן

השירות משתמש רק בעוגיות שצריך כדי להיכנס: עוגיית כניסה ל־30 יום, עוגיה לעמדת החתמה משותפת ל־90 יום, ועוגיה ל־10 דקות בזמן כניסה עם Google. אין עוגיות של פרסום או של מדידה, ואין כלי מדידה של צד שלישי.

הדפדפן שומר גם העדפות: שפה, מצב תצוגה, החברה האחרונה שבחרתם, והאימייל אם ביקשתם שנזכור אותו.

האתר סופר כמה פעמים נפתח כל עמוד ציבורי, לפי יום, שפה ומקור ההגעה (למשל מנוע חיפוש), ואת שלבי ההרשמה: הצגת הטופס, ניסיון הרשמה, והאם הצליח או נכשל ולמה. נשמרים רק מספרים מצטברים, בלי כתובת IP.

אבטחה

החיבור מוצפן (HTTPS). סיסמאות נשמרות כגיבוב, ואפשר להפעיל אימות דו־שלבי. כל בקשה נבדקת בשרת מול ההרשאות של החברה, המחלקה והתפקיד, וחברה אחת לא רואה מידע של חברה אחרת. פרטים רגישים בטפסים נשמרים מוצפנים.

צוות התמיכה שלנו נכנס לחברה רק אחרי שכתב סיבה. הכניסה, והצפייה בסידור, בשכר, בצ׳אט ובמסמכים, נרשמות ומוצגות לבעל החברה במסך פעילות וגישה שבתפריט החברה. אם יקרה אירוע אבטחה שפוגע במידע, נודיע לבעלי החברות שנפגעו, ולרשות להגנת הפרטיות כשהחוק מחייב.

הזכויות שלכם

לראות: בהגדרות, ״ייצוא כל הנתונים שלי״ מוריד קובץ עם פרטי החשבון שלכם, ומהחברה שאתם בה: המשמרות, ההחתמות, החופשות, האילוצים והטיפים שלכם.
לתקן: את השם, הטלפון ותאריך הלידה מתקנים בפרופיל, ולכל תיקון אחר בפרטי החשבון כותבים לנו. מידע שהמעסיק הזין, המעסיק מתקן, ואפשר לבקש ממנו.
למחוק: ״מחיקת החשבון והנתונים שלי״ בהגדרות מוחקת את החשבון מיד, ואי אפשר לבטל. בעלים של חברה שיש בה עוד אנשים מעבירים קודם את הבעלות. המשמרות, השעות, בקשות החופש, הטפסים והקבצים שצירפתם נשארים ברישומים של החברה, וביומן הפעולות שלה נשארת שורה שהחשבון נמחק, עם השם. בעלים שהם היחידים בחברה מוחקים יחד עם החשבון גם את החברה. בכל מקרה אחר, את החברה כולה מוחקים בבקשה אלינו.
לשאול ולבקש: contact@mishmarotix.com. אם התשובה לא מספקת אתכם, אפשר לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

אם אתם באיחוד האירופי

מי שנמצא באיחוד האירופי מוגן גם לפי תקנות הגנת המידע של האיחוד (GDPR). אנחנו מעבדים מידע כדי לקיים את החוזה איתכם או עם המעסיק (השירות והחיוב), מתוך אינטרס לגיטימי (אבטחה, יומנים, ספירת ביקורים ומקור ההגעה, וניהול הקשר עם החברות הלקוחות), ובהסכמה (התראות בדפדפן). יש לכם גם זכות להגביל עיבוד, להתנגד לו, לקבל את המידע בפורמט שמחשב קורא, ולהתלונן לרשות להגנת המידע במדינה שלכם. האיחוד האירופי מכיר בישראל כמדינה עם הגנה נאותה על מידע.

המערכת לא מקבלת לבד החלטות שיש להן השלכה משפטית עליכם. עוזר הסידור רק עונה על שאלות. השיבוץ האוטומטי ממלא משמרות רק כשמנהל מפעיל אותו, והמנהל יכול לשנות כל שיבוץ.

שינויים במדיניות

כשהמדיניות משתנה, התאריך בראש העמוד מתעדכן והגרסאות הקודמות נשמרות אצלנו. על שינוי מהותי נודיע לבעלי החברות לפני שהוא נכנס לתוקף.