الحضور وتقارير الساعات

تسجيل الحضور

يسجّل الموظفون الدخول والخروج من ساعة الحضور في هواتفهم. وللعمل الذي يفضّل مكاناً واحداً للتسجيل توجد محطة مشتركة يعرّف فيها كل شخص نفسه برمز شخصي، فيخدم جهاز واحد عند المدخل الوردية كلها.

يرتبط التسجيل بالوردية التي ينتمي إليها وبالفرع الذي تم فيه، ويمكن تسجيل وقت الاستراحة معه. فالساعات ليست قائمة منفصلة من الأوقات بل رقم يمكن تتبع أصله.

الموقع حين يلزم

يسجّل التسجيل الموقع والمسافة عن الفرع. أما هل يلزم فحص الموقع أصلاً فيُقرَّر لكل فرع: فالعمل الذي يأتي فيه الجميع إلى العنوان نفسه والعمل الذي يرسل الناس إلى الميدان لا يحتاجان القاعدة نفسها.

ما يبدو شاذاً يُعلَّم

التسجيل الناقص أو الخروج الذي لم يُسجَّل أو التقرير الذي لا يطابق الوردية يُعلَّم للمراجعة، ويوافق عليه المدير أو يصححه. يمكن إرفاق ملاحظة بالتصحيح، فيبقى التغيير مع تفسيره بدل أن يصبح رقماً غيّره أحدهم لسبب لا يُعرف.

إغلاق الشهر

بعد مراجعة الشهر يمكن قفله. من تلك اللحظة لا تتغير الأرقام، ويُحفظ من قفله ومتى، فلا يتحرك تقرير سبق تسليمه لمسك الدفاتر تحت أقدام من اعتمدوا عليه.

تقارير الساعات

تجمع التقارير ما سُجّل فعلاً، حسب الموظف والقسم والشهر. إنها أساس لمعالجة الرواتب لا قسيمة راتب: راجعوا البيانات وإعدادات الحساب قبل تمريرها.

ما الذي يُعدّ حالة شاذة

• تأخير: تسجيل الدخول بعد أكثر من عشر دقائق من بدء الوردية.
• خروج مبكر: قبل أكثر من ربع ساعة من نهاية الوردية.
• تجاوز المخطط: أكثر من نصف ساعة فوق الساعات المخططة.
• لم يحضر: وردية في الجدول بلا تسجيل دخول في ذلك اليوم.
• عمل بلا تخطيط: تسجيل في يوم ليس للموظف فيه وردية.
• لم يُعتمد: تسجيل ما زال ينتظر موافقة المدير.

ملف لنظام الرواتب

يمكن تحويل الساعات المسجّلة إلى ملف استيراد لنظام الرواتب: سطر لكل موظف ولكل مكوّن أجر، مع رقم الموظف في نظام الرواتب ورمز المكوّن والكمية. تُنسخ الرموز مرة واحدة من مكتب الرواتب، لأن كل مكتب يحدّد جدوله الخاص، والملف المبني على رموز مُخمَّنة يُستورد بلا خطأ ويدفع الأجور بشكل خاطئ.

قبل إنشاء الملف يُتحقَّق من أن لكل موظف له ساعات رقم موظف، ولكل مكوّن له كمية رمز، فيُكتشف النقص الآن لا بعد استيراد الملف.

ما المشمول وما الإضافي

تسجيل الحضور من الهاتف مشمول مع كل مستخدم. بعض ما تصفه هذه الصفحة حزم إضافية تُشترى مرة واحدة: ساعة الحضور مع السياج الجغرافي (التحقق من الموقع ورصد الحالات الشاذة وموافقة المدير)، ومحطة التسجيل المشتركة، والتصدير للرواتب، والامتثال وقفل الرواتب، والتقارير المتقدمة. ما تشمله كل حزمة وسعرها مفصّل في صفحة الأسعار.