רשימת העובדים
בדף הצוות בוחרים "ייבוא מקובץ" ומעלים קובץ Excel או CSV, או מדביקים את התאים ישירות מאקסל. המערכת מזהה עמודות כמו שם, אימייל, טלפון, תפקיד, שכר שעתי, מספר עובד ותאריך תחילת עבודה, ומציגה כל שורה שלא הובנה עם מספר השורה שלה לפני שמשהו נשמר.
עובד חדש מקבל מייל עם קישור לבחירת סיסמה. מי שכבר יש לו חשבון מתווסף לחברה בלי לפתוח חשבון נוסף.
יתרות חופשה ומחלה
את יתרות החופשה והמחלה מהמערכת הקודמת מזינים כיתרות פתיחה. מהתאריך הזה המערכת ממשיכה לצבור לפי הוותק, לפי טבלת החופשה הישראלית ויום וחצי מחלה לכל חודש, אלא אם הוגדרה לעובד מכסה שנתית משלו.
הסידור והפדיון
סידור קיים נכנס כשורה לכל משמרת: תאריך, שעות ושם העובד. המשמרות נכנסות כטיוטה ומתפרסמות רק כשאתם מחליטים. פדיון יומי נכנס באותה דרך, ועם חבילת תקן כוח אדם ומונים משמש לתחזית העומס.
מה שהיה בקבוצת הוואטסאפ
הסידור שפורסם מגיע לכל עובד לטלפון, וכל עובד יכול לחבר אותו ליומן שלו כך שהוא מתעדכן לבד. החלפות, משמרות פתוחות והודעות לצוות נשארות במקום אחד.
השכר
עם חבילת ייצוא לתוכנות שכר, בהגדרות מזינים פעם אחת את קודי רכיבי השכר מתוכנת השכר, ומהדוחות מורידים קובץ קליטה עם שורה לכל עובד ולכל רכיב. לפני שהקובץ נוצר מוצג כל עובד שחסר לו מספר עובד וכל רכיב שחסר לו קוד.
אפשר לעבור בלי לקפוץ למים
המעבר לא חייב להיות ביום אחד. אפשר להתחיל ממחלקה או מסניף אחד, להריץ אותו במקביל למה שקיים היום חודש אחד, ורק אז להרחיב לשאר. סידור נכנס כטיוטה ומתפרסם רק כשמחליטים, כך שאפשר לבנות את החודש הבא במערכת בזמן שהחודש הנוכחי עדיין מתנהל בדרך הישנה.
ומה שלא עובר: היסטוריית שעות ישנה נשארת במערכת הקודמת. מומלץ להוציא ממנה דוח ולשמור אותו לפני שסוגרים אותה, כי אחרי הסגירה אין לאן לחזור.
כן. מעלים קובץ Excel או CSV או מדביקים את התאים, והמערכת מציגה כל שורה שלא הובנה לפני שמשהו נשמר.
לא. אפשר להתחיל בסניף אחד ולעבוד במקביל לשיטה הקיימת עד שמרגישים בטוחים.
עובד חדש מקבל מייל עם מספר החברה וקישור לבחירת סיסמה, בשפה של המנהל שייבא אותו.