סידור עבודה · Mishmarotix

משמרות, זמינות ובקשות הצוות במקום אחד. מוסיפים משמרות לפי תאריך, שעות, סניף ותפקיד, ומשבצים אליהן עובדים. אפשר לעבוד על טיוטה לפני הפרסום

• סידור אחד שכולם רואים, במקום אקסל וקבוצת וואטסאפ.
• זמינות מראש מהטלפון, כך שאף אחד לא משובץ ביום שהוא לא יכול.
• החלפת משמרת שמתחילה מהעובד ונסגרת באישור מנהל.
• תבנית משמרות מוכנה לכל תחום, שאפשר לשנות.
• כמה סניפים וכמה מחלקות, כל מחלקה רואה את עצמה.

משמרות, זמינות ובקשות הצוות במקום אחד, עם התראות על התנגשויות לפני שהסידור מגיע לצוות.

הכנת הסידור

הסידור נבנה לפי שבוע. מוסיפים משמרת עם תאריך, שעת התחלה וסיום, סניף ותפקיד, ומשבצים אליה עובד. לכל משמרת אפשר להוסיף הערה ורשימת משימות, לסמן אותה ככוננות, או לנעול אותה כדי שלא תשתנה בטעות.

כל עוד הסידור בטיוטה הוא גלוי למנהלים בלבד. הצוות רואה אותו רק אחרי הפרסום, כך שאפשר לבנות, לשנות ולהתלבט בלי שכל תזוזה תגיע כהתראה לעובדים.

זמינות ובקשות היעדרות

העובדים מגישים זמינות לשבוע: באילו ימים ובאילו חלקי יום הם יכולים, הערה חופשית, וכמה משמרות הם מבקשים לעבוד באותו שבוע לכל היותר.

בקשת היעדרות מוגשת בנפרד, עם סוג הבקשה, טווח תאריכים וסיבה. המנהל מאשר או דוחה ויכול לצרף הערה משלו, והבקשה שומרת מי החליט ומתי.

מה נבדק לפני הפרסום

בזמן השיבוץ המערכת בודקת את המשמרת מול מה שכבר ידוע, ומתריעה על חפיפה עם משמרת אחרת, על מנוחה קצרה מדי בין משמרות, על עובד שהצהיר שאינו זמין, על חופשה שכבר אושרה לו, על חוסר בהסמכה שהתפקיד דורש ועל חריגה ממכסת השעות השבועית. משמרת לילה מסומנת בנפרד.

ההתראות אינן חוסמות את המנהל. הן מוצגות לו כדי שההחלטה תתקבל מתוך ידיעה, ולא תתגלה בדיעבד בתלוש.

הסמכות ותוקף

לכל עובד אפשר לרשום הסמכות עם תאריך תפוגה, ולדרוש הסמכה מסוימת לתפקיד. המערכת מסמנת מראש הסמכות שעומדות לפוג, כדי שזה לא יתגלה ביום שבו צריך לשבץ.

שינויים אחרי שהסידור פורסם

סידור מתפרסם, ואז החיים קורים. עובד יכול להגיש בקשת החלפה מול עובד אחר, או לבקש משמרת שנשארה פנויה. כל בקשה עוברת אישור לפי ההרשאות, ונשמר בה מי ביקש, ממי למי, מה הסיבה, מי החליט ומתי.

כך שלשאלה מי אישר את זה יש תמיד תשובה, גם חודשיים אחרי.

סניפים, מחלקות ותפקידים

העסק מוגדר לפי המבנה שלו: סניפים, מחלקות ותפקידים. עובד יכול להיות משויך ליותר מסניף אחד וליותר מתפקיד אחד, והסידור נבנה לכל מחלקה בנפרד.

למי זה מתאים

ניהול צוותים במשמרות במסעדות, מוקדים, אבטחה, מרפאות, מחסנים, קמעונאות, ייצור ובתי ספר לנהיגה. את המחלקות, התפקידים והמשמרות מגדירים בהתאם לעסק, כך שהמערכת מתיישבת על המבנה הקיים במקום לדרוש ממנו להשתנות.