סידור עבודה במשמרות

בונים את השבוע

הסידור נבנה לפי שבוע. לכל משמרת יש תאריך, שעת התחלה וסיום, סניף ותפקיד, ומשבצים אליה עובד. אפשר להוסיף הערה ורשימת משימות, לסמן משמרת ככוננות, או לנעול אותה כדי שאף אחד לא יזיז אותה בטעות.

עד שמפרסמים, הסידור הוא טיוטה: כל עובד רואה בה רק את המשמרות שלו, מסומנות כטיוטה, ואף אחד לא מקבל התראה על השינויים. אפשר להזיז, להחליף ולהתלבט בשקט. מי שעובד היום עם גיליון יכול להתחיל מתבנית סידור עבודה באקסל, ויש גם מדריך לבניית סידור עבודה בשבעה צעדים.

אילוצים ובקשות חופש

העובדים מגישים אילוצים לשבוע הבא מהטלפון, במסך האילוצים: באילו ימים ובאיזה חלק של היום הם יכולים, הערה חופשית, וכמה משמרות הם רוצים לכל היותר. אתם קובעים עד איזה יום ושעה מגישים, ואפשר לסגור את ההגשה מוקדם.

בקשת חופש מוגשת בנפרד: חופשה, מחלה, מילואים, לימודים או סוג שהוספתם, עם תאריכים וסיבה. המנהל מאשר או דוחה ויכול לכתוב הערה. בבקשה רואים מי החליט ומתי.

מה נבדק בזמן השיבוץ

כשמשבצים עובד, המערכת מתריעה על חפיפה עם משמרת אחרת שלו, על מנוחה קצרה מדי בין משמרות, על עובד שסימן שאינו זמין, על חופשה שכבר אושרה לו, על הסמכה שהתפקיד דורש וחסרה לו ועל חריגה ממכסת השעות השבועית. משמרת לילה מסומנת בנפרד.

ההתראות לא חוסמות. לפעמים אין ברירה ומשבצים בכל זאת, אבל זה קורה כשרואים את הבעיה ביום חמישי, לפני שהסידור יוצא.

סידור עבודה אוטומטי

עם חבילת השיבוץ האוטומטי, המערכת ממלאת את המשמרות הריקות מתוך האילוצים שהעובדים הגישו, מפזרת את השעות בין העובדים ושומרת על מנוחה בין משמרות. מה שנבנה נשאר טיוטה: עוברים, מתקנים ומפרסמים. איך סידור עבודה אוטומטי עובד בפועל.

הסמכות ותוקף

לכל עובד אפשר לרשום הסמכות עם תאריך תפוגה, ולקבוע שתפקיד מסוים דורש הסמכה. הסמכה שעומדת לפוג מסומנת מראש, כך שמגלים את זה לפני השבוע שבו צריך את העובד, למשל מלגזן שהרישיון שלו נגמר החודש.

כשמשהו משתנה אחרי שהסידור יצא

הסידור יצא ביום חמישי, וביום ראשון בבוקר מישהו כבר מבקש להתחלף. העובד מבקש החלפה מול עובד אחר, או מבקש משמרת שנשארה פנויה. הבקשה מגיעה למי שמאשר לפי ההרשאות, ונשמר בה מי ביקש, עם מי, למה, מי אישר ומתי.

כשחודשיים אחר כך שואלים "מי אישר לו את שישי?", התשובה כתובה.

סניפים, מחלקות ותפקידים

מגדירים את העסק כמו שהוא: סניפים, מחלקות ותפקידים. עובד יכול להיות משויך ליותר מסניף אחד וליותר מתפקיד אחד, ולכל מחלקה יש סידור משלה.

למי זה מתאים

לכל עסק שבונה סידור במשמרות: מסעדות, מוקדים, אבטחה, מרפאות, מחסנים, חנויות, מפעלים ובתי ספר לנהיגה. את המחלקות, התפקידים ושעות המשמרות מגדירים לפי מה שכבר עובד אצלכם. לכל תחום יש עמוד משלו, למשל סידור משמרות לחברות אבטחה, סידור עבודה למסעדות ומשמרות למחסנים.

פרסום, ומי מקבל הודעה

כשהסידור מוכן לוחצים על פרסום ובוחרים את מי לעדכן: רק את מי ששובץ השבוע, את כל הצוות, או אף אחד. כל עובד קובע איך הוא מקבל עדכונים, באפליקציה, בהתראה לטלפון או במייל, וההודעה מגיעה בשפה שהוא בחר.

המשמרות ביומן של העובד

עובד יכול להוסיף משמרת ליומן בטלפון, להוריד קובץ יומן, או ליצור קישור שמכניס את כל המשמרות שלו ליומן Google, Apple או Outlook ומתעדכן לבד כשהסידור משתנה.

לא מתחילים כל שבוע מאפס

העתקת השבוע הקודם יוצרת את אותן משמרות בשבוע החדש, ומוסיפה אותן למה שכבר יש בו בלי למחוק כלום.

שש בבוקר, טבח מודיע שהוא חולה. את המשמרת שלו מסמנים כפנויה ושולחים קישור לקבוצת הוואטסאפ. מי שרוצה אותה מבקש דרך הקישור, ואתם מאשרים אחד. שאר הבקשות לאותה משמרת נדחות לבד.

ייצוא והדפסה

את הסידור אפשר לייצא לאקסל, או להדפיס ולתלות על הלוח בחדר הצוות.