График смен

Составление графика

График строится по неделям. Создайте смену с датой, временем начала и конца, площадкой и должностью, затем назначьте на неё сотрудника. К каждой смене можно добавить заметку и список задач, отметить её как дежурство или закрепить, чтобы её не изменили случайно.

Пока график в черновике, его видят только руководители. Команда видит график после публикации, поэтому можно строить, переставлять и передумывать, не отправляя уведомление о каждом изменении.

Доступность и отсутствия

Сотрудники отправляют доступность на неделю: в какие дни и в какое время суток они могут работать, свободную заметку и максимальное число смен, которое они хотят на этой неделе.

Заявка на отсутствие подаётся отдельно — с типом, диапазоном дат и причиной. Руководитель утверждает или отклоняет и может добавить заметку, а заявка сохраняет, кто и когда решил.

Что проверяется до публикации

При назначении график сверяется с тем, что уже известно, и предупреждает о пересечении с другой сменой, слишком коротком отдыхе между сменами, сотруднике, заявившем о недоступности, уже утверждённом отпуске, отсутствии допуска, которого требует должность, и превышении недельного лимита часов. Ночные смены отмечены отдельно.

Предупреждения не блокируют руководителя. Они показываются, чтобы решение принималось осознанно, а не обнаруживалось потом в расчётном листе.

Автоматическое составление графика

С пакетом «Умное автозаполнение» система заполняет свободные смены по доступности, которую отправили сотрудники, балансирует часы между людьми и соблюдает отдых между сменами. Результат остаётся черновиком: проверьте, измените и опубликуйте, когда будете готовы.

Допуски и сроки их действия

Для каждого сотрудника можно записать допуски с датой окончания, а для должности — требовать допуск. Допуски, срок которых истекает, отмечаются заранее, чтобы это не выяснилось в день, когда нужно кого-то поставить.

Изменения после публикации

График опубликован, а потом случается жизнь. Сотрудник может попросить обмен с коллегой или взять смену, которую никто не взял. Каждая заявка проходит утверждение согласно правам и сохраняет, кто попросил, от кого к кому, причину, кто решил и когда.

Так что на вопрос «кто это утвердил?» всегда есть ответ — даже через два месяца.

Площадки, отделы и должности

Бизнес описывается так, как он устроен на самом деле: площадки, отделы внутри них и должности. Сотрудник может относиться к нескольким площадкам и занимать несколько должностей, а график строится для каждого отдела отдельно.

Кому это подходит

Сменным командам ресторанов, служб поддержки, охраны, клиник, складов, розницы, производства и автошкол. Отделы, должности и смены настраиваются под ваш бизнес, так что система подстраивается под существующую структуру, а не требует её менять.

Публикация и кто получает уведомление

Когда график готов, его публикуют и выбирают, кого уведомить: тех, у кого есть смены на этой неделе, всю команду или никого. Каждый сотрудник сам решает, как получать изменения — в приложении, уведомлением на телефон или по почте, — и каждое сообщение пишется на выбранном им языке.

Смены в календаре сотрудника

Сотрудник может добавить смену в календарь телефона, скачать файл календаря или создать ссылку, которая добавляет все его смены в календарь Google, Apple или Outlook и обновляется сама, когда график меняется.

Не начинать каждую неделю с нуля

Копирование прошлой недели создаёт те же смены в новой неделе и добавляется к тому, что в ней уже есть, а не заменяет это.

Оставшейся свободной сменой можно поделиться в сообщении WhatsApp, и кто хочет её взять, просит через ссылку. Когда руководитель утверждает одну заявку, остальные заявки на эту смену отклоняются автоматически.

Выгрузка и печать

График можно выгрузить в Excel или распечатать и повесить — для тех, кто по-прежнему хочет видеть его и на стене в комнате персонала.