1. Начните с того, что нужно бизнесу, а не с того, кто свободен
Прежде чем ставить людей, запишите, сколько человек нужно на каждую смену и на какой должности: два официанта и хостес вечером, один охранник на каждом посту, три комплектовщика утром. Это каркас. Без него график строится вокруг того, кто первым ответил в чате, а дыры обнаруживаются в тот же день.
2. Собирайте доступность со сроком
Назначьте постоянное время, когда закрывается приём доступности на следующую неделю, например среду в полдень, и попросите каждого отметить дни и время суток, когда он может работать, и максимальное число смен. Доступность, которая приходит личными сообщениями в течение недели, частично теряется.
3. Запишите ограничения до назначения
Достаточный отдых между сменами, недельный лимит часов, уже утверждённые отпуска и допуски, которых требует должность. Когда ограничения записаны, каждое назначение можно проверить сразу, а не обнаружить проблему в расчётном листе.
4. Делите тяжёлые смены честно
Ночи, выходные и праздники — это смены, про которые все помнят, кому они достались. Чередуйте их и следите, сколько каждый отработал за последний месяц. График, который выглядит честным, — это график, который реже просят изменить.
5. Публикуйте заранее и один раз
Составляйте график черновиком и публикуйте, когда он готов, желательно за несколько дней до начала недели. Одна аккуратная публикация лучше десяти мелких обновлений, каждое из которых приходит сообщением и путает.
6. Обмены — через утверждение
Жизнь случается, и люди будут меняться сменами. Важно, чтобы обмен проходил через запрос и утверждение и записывался, — тогда всегда ясно, кто должен выйти. Оставшаяся свободной смена публикуется всей команде, и тот, кто свободен, берёт её.
7. Сравнивайте план с фактом
В конце месяца сравните график с реально записанными часами: где не хватало людей, где было лишних, кто отработал больше плана. Именно это делает график следующего месяца лучше нынешнего.
Вместо таблицы и группового чата
Всё это можно делать в таблице и группе в WhatsApp — так начинает большинство бизнесов. Система составления графиков делает то же самое без копирования: сотрудники отправляют доступность с телефона, ограничения проверяются при назначении, график приходит всем сразу, а обмены проходят утверждение. С автоматическим составлением свободные смены даже заполняются сами по доступности и остаются черновиком, пока вы их не проверите.
Единственно правильного дня нет. Важно, чтобы день был постоянным и достаточно ранним, чтобы сотрудники успели спланировать и попросить обмены, — например, среда для недели, которая начинается в воскресенье.
Постоянный срок за день-два до публикации даёт время составить график, не бегая за ответами. В Mishmarotix срок задаётся один раз, и тем, кто ещё не отправил, можно послать напоминание.
Записывайте, кто работал в выходные, ночью и в праздники, и чередуйте. Когда это записано, не нужно помнить, кто «уже отработал своё», и труднее утверждать, что распределение несправедливо.
Опубликуйте смену как свободную для всех, кому она подходит, вместо того чтобы обзванивать людей по одному. Кто свободен, просит её, и руководитель утверждает.